Dokumente scannen in einer Reha-Werkstatt kann mehr sein als ein Angebot für Kunden.
Wir bekamen die Gelegenheit unser Projekt „Digitalisierung in der Reha-Werkstatt Oberrad“ bei einer Fachtagung der GDW Mitte (Genossenschaft der Werkstätten) am 14.06.2018 zu präsentieren. Das Projekt ist Ende 2015 produktiv gegangen und bildet mittlerweile einen festen Bestandteil des Angebotes der Reha Werkstatt. Kunden sind unter anderem einmalige Projekte wie das Scannen von Archiven (z.B. Personalakten) aber auch regelmäßige/fortlaufende Aufträge wie Autovermietungen die ihre Bußgeldbescheide welche sie in Briefform erhalten durch die Werkstatt digitalisieren lassen.
Aufgrund der Resonanz möchten wir mit diesem Artikel auch Anderen die Möglichkeit geben mehr über das Projekt zu erfahren bzw. Teilnehmern die Präsentation online zur Verfügung zu stellen.
Die Digitalisierung – in diesem Fall ist mit Digitalisierung das Scannen von Akten, Dokumenten oder Post gemeint, ist für viele soziale Träger / Reha Werkstätten eine interessante Möglichkeit Aufträge zu gewinnen. In Oberrad, eine Werkstatt des Frankfurter Vereins war es zusätzlich die Schaffung von sinnvollen Arbeitsplätzen bzw. Aufgaben für Klienten und Mitarbeiter.
Die ursprüngliche Konzeption war bereits in der Werkstatt vorhanden, somit muss ich gestehen wir haben „lediglich“ die Software für dieses Projekt entwickelt. Es gab bereits eine Lösung welche aber auf einen speziellen Kunden entwickelt war und somit weder andere Kunden (Mehrmandantenfähigkeit) abwickeln noch in der Benutzung skalieren konnte. Die Software selbst ist in diesem Projekt aber nur ein Teil. Viel wichtiger war die Schaffung von Arbeiten bzw. Tätigkeiten im Zusammenhang mit dem Scannen von Dokumenten und Computerarbeitsplätzen.
Entwickelt wurde ein Prozess mit mehreren Teilschritten, wobei jeder dieser Teilschritte eine Tätigkeit für mindestens 1 Klienten bietet – in einigen Schritten können mehrere Personen integriert werden.
Abholung
Sicher können die Dokumente per Kurier, Logistikunternehmen oder vom Kunden selbst geliefert werden. Dies kann aber auch – so wie in diesem Projekt – bereits durch Mitarbeiter der Einrichtung erfolgen. Angeliefert kommen die Dokumente bzw. Akten in Oberrad als nächstes in den Wareneingang.
Wareneingang
Hier wird die Lieferung für den Scannprozess unterteilt in unterschiedliche Dokumententypen wie zum Beispiel Personalakten, Bußgeldbescheide, Tagespost usw. Um eine exakte Dokumentation der erfolgten Arbeitsschritte zu ermöglichen erhält jeder „Stapel“ einen sogenannten Laufzettel mit Barcode. Ein Stapel beschreibt eine Arbeitseinheit wie zum Beispiel einen Ordner oder einen Karton bzw. ein Behälter mit Dokumenten.
Dies ist die erste Computer-Tätigkeit im Verlauf des gesamten Prozesses. Der Laufzettel besteht aus 2 Seiten, dem Beginnblatt sowie dem Abschlußblatt. Er ermöglicht die Qualitätssicherung und Dokumentation des Arbeitsprozesses.
Scanvorbereitung
Die Vorbereitung ist eine Tätigkeit in der alle Dokumente aufbereitet werden um ein reibungsloses scannen zu ermöglichen. Hier werden zum Beispiel Dokumente aus Ordnern ausgeheftet, Tackerklammern entfernt oder Briefe geöffnet und als Stapel chronologisch sortiert. Damit das System zusammengehörige Dokumente erkennt werden sogenannte „PLUS“ Seiten (Trennseiten) eingelegt. Um einen mehrseitigen Brief zu markieren wird je ein PLUS vor der ersten Seite und ein PLUS hinter die letzte Seite des Briefes in den Stapel eingelegt. Auch dies eine wertvolle Tätigkeit für die Mitarbeiter.
Scannen
So aufbereitet werden die Dokumente in den Scanner eingelegt. Aufgrund der Barcode-Informationen auf dem Laufzettel weiß das System automatisch welche Einstellungen (z.B. Schwarz/Weiss, einseitig oder beidseitig usw.) geladen werden müssen. Der Scanvorgang ist, wie alle Bereiche in der Software, bewusst minimalistisch gehalten. Der Nutzer soll nur die notwendigsten Informationen auf dem Bildschirm sehen. Im Fall scannen sind dies die Funktionen „Start“, „Stop“ sowie die Vorschau auf die gescannten Dokumente.
Eine zusätzliche Qualitätssicherung ist beim Scanvorgang das notwendige Einlegen des Deckblattes um zu verhindern das versehentlich Dokumente unterschiedlicher Art eingescannt werden.
Im Anschluss teilt sich der Prozess in zwei Richtungen welche parallel ablaufen können.
Nachbearbeitung
Hier werden alle zuvor ausgehefteten Dokumente wieder in ihre ursprüngliche Form inkl. Reihenfolge gebracht. Blätter werden wieder zurück in den Ordner geheftet und eventuell zusammengehörige Seiten wieder verbunden (getackert).
Leerseitenerkennung
Scannen von Dokumenten kann als Angebot unterschiedlich berechnet werden. In der Regel werden Dokumente beidseitig gescannt. Um zum einen die elektronischen Kopien in der Größe zu begrenzen sowie nur inhaltliche Seiten dem Kunden zu berechnen. Daher werden oft leere Seiten besonders behandelt. Sicher können moderne Scann-Verfahren erkennen ob auf einer Seite Text oder Inhalt vorhanden ist. In der Praxis sind diese Verfahren aber Fehleranfällig. Der Mensch hat hier seine Stärken und diese macht man sich zu Nutze.
Die Software zeigt den Mitarbeitern in der Leerseitenerkennung die gescannten Bilder welche diese klassifizieren als entweder Text- oder Leerseite. Das oben gezeigte Bild zeigt diesen Arbeitsschritt. Wie man am Bild erkennen kann sind hier an der rechten oberen Seite des Bildes sogenannte Farbmarkierungen. Eine automatische Erkennung würde dieses Dokument als Inhaltsseite markieren da es ja irgendeinen Inhalt gibt. Der Mensch hingegen erkennt die Leerseite.
Damit in der Routine so wenig wie möglich Fehler entstehen hat die Software ein 4-Augen-Prinzip. Es müssen also zwei Personen unabhängig voneinander die Bilder gleich klassifizieren. Die Mitarbeiter haben keinen Einfluss auf die Reihenfolge in welcher die Bilder am Monitor angezeigt werden.
Indexierung
Abhängig von Auftrag werden Inhalte der gescannten Bilder erfasst. Auch dies wieder eine Computertätigkeit für die Mitarbeiter. Abhängig vom Auftrag und der Belegart erhalten die Nutzer unterschiedliche Felder zum Ausfüllen angezeigt. So werden bei z.B. Rechnungen das Datum, die Belegnummer und der Betrag als Pflichtfelder erfasst. Bei Personalakten sind es vielleicht die Personalnummer, das Geburtsdatum und der Vor- bzw. Familienname. Alle Informationen (welche Felder angezeigt werden) erhält die Software durch die Laufzettel während des Scannvorgangs. Wie auch bei der Leerseitenerkennung werden die Dokumente im 4-Augen-Prinzip verarbeitet. Die Betreuer (Teamleitung) erhalten bei unterschiedlichen Angaben einen Konflikthinweis welchen Sie dann entweder selbst entscheiden, das Dokument nochmals zur Bearbeitung geben oder erneut einscannen (z.B. bei mangelnder Bildqualität).
Je nach Kundenauftrag erfolgt nun der Export der Dokumente als PDF, TIFF oder in anderen Formaten. Zusammen mit einer Indexdatei (z.B. in Microsoft Excel) ist der Auftrag nun abgeschlossen und kann, zusammen mit den originalen Unterlagen an den Kunden zurück ausgeliefert werden.
Anmerkungen und Alternativen
Die hier vorgestellte Lösung ist sicher nicht für jede Werkstatt und jedes Projekt ideal. Ein einmaliger Auftrag von wenigen Seiten Papier kann auch mit einem handelsüblichen Scanner erledigt werden. Auch ist die hier vorgestellte Methodik bewusst nicht bis ins letzte automatisiert. Dies war nicht das Anliegen des Frankfurter Vereins. Der Anspruch an das Projekt war die Schaffung von wertvollen Arbeitsschritten integriert in eine Digitalisierung.
Abschließend noch ein Wort zur Ausstattung der Werkstatt: In Oberrad werden derzeit etwas mehr als Tausend Dokumente täglich über einen Scanner digitalisiert. Es stehen ca. 20 Computerarbeitsplätze für die Verarbeitung (Leerseitenerkennung / Indexierung) bereit. Da die Software komplett im Browser benutzt wird konnten auch ältere PC weiter verwendet werden.
Als Scanner sind bisher zwei Canon DR 9080C im Einsatz. Diese Geräte könnten theoretisch bis zu 40.000 Seiten täglich verarbeiten.
Bei Fragen, Anregungen oder Interesse an einem Besuch direkt in der Werkstatt bitte einfach mit uns in Kontakt treten (info@salesdoc.de).
