salesdoc entwickelt eine webbasierende Software zur Planung und Organisation von Aus- und Weiterbildungen in sozialen Einrichtungen. Dieses Planungstool ist durchaus auch für andere Bereiche und Branchen geeignet, die Veranstaltungen organisieren und planen und Teilnehmer koordinieren.

In sozialen Einrichtungen wie z.B. Werkstätten werden die beschäftigten Klienten ausgebildet und erhalten Weiterbildungen zum weiteren Ausbau ihrer Fähigkeiten und des eigenen Wissens. Gemeinsam mit dem Trainings- und Ausbildungszentrum taz des Frankfurter Vereins für soziale Heimstätten haben wir hierzu eine Software zur Planung und Organisation von Aus- und Weiterbildungen entwickelt. Der Frankfurter Verein bietet Hilfen in verschiedenen Handlungsfeldern der Sozialarbeit an. Mit dem Einsatz der neuen Software wurde für die Sozialarbeiter und Betreuer eine Möglichkeit geschaffen derartige Schulungsangebote nun auch online und standortübergreifend für ihre Klienten zu buchen. In der Vergangenheit wurde dies sehr mühsam mittels extrem hohem Mailaufkommen und Exceltabellen umgesetzt, was für die digitale Zukunft nicht tragbar und erweiterbar ist.

Der Einsatz einer Planungssoftware für Aus- und Weiterbildungen

Die Aus- und Weiterbildungen im Frankfurter Verein werden von internen und auch externen Referenten durchgeführt. Das taz koordiniert so über 100 Veranstaltungen dieser Art im Jahr. Eine weitere Ausbaustufe könnte auch die Organisation der Weiterbildungen für die Angestellten des Frankfurter Vereins sein, was mit dieser webbasierenden Software durchaus möglich ist. Die Sozialarbeiter, die in den frankfurtweiten Einrichtungen tätig sind, erhalten durch die Software die Möglichkeit über neue Veranstaltungen direkt informiert zu werden und diese für ihre Klienten online zu buchen. Eine Buchungsbestätigung per Mail bestätigt die Teilnahme oder die Reservierung eines Platzes auf der Warteliste. Auch die Stornierung der Teilnahme auf Grund von Krankheit des Klienten ist online möglich. Nach der erfolgreichen Teilnahme an der Veranstaltung können Teilnahmebescheinigungen erstellt werden und das Feedback des Klienten direkt an der Veranstaltung hinterlegt werden. Die Historie am Klienten zeigt alle Teilnahmen an Aus- und Weiterbildungen.

Buchungsübersichten, Teilnehmerzahlen, Feedback, Übersicht der Referenten, Klientendatenbank und standortübergreifende Zusammenarbeit sind nur einige Schwerpunkte dieser webbasierenden Softwarelösung. Administratoren der Plattform können Veranstaltungen im Voraus planen und zu einem späteren Zeitpunkt veröffentlichen. Durch die Abstufung verschiedener Benutzer- und Zugriffsrechte ist es auch möglich den Referenten Zugang zu ihren eigenen Veranstaltungen zu geben.

Digitalisierung in der Sozialwirtschaft durch den Einsatz von webbasierenden Softwaretools

Der Einsatz von webbasierenden Softwarelösungen ermöglicht eine Hardware- und Standortunabhängige Zusammenarbeit von Teams und setzt sich immer weiter durch in der digitalen Welt. Derartige Tools sind zukunftsfähig und nachhaltig. Gerade in der Sozialwirtschaft gibt es hier noch großen Nachholbedarf, da die Anforderungen an die Software sich doch von den gängigen Tools für die Industrie & Wirtschaft unterscheiden. Aber auch die Akzeptanz von Softwarelösungen für bisherige Prozesse ist oft ein Hinderungsgrund für den Einsatz arbeitserleichtender Softwareplattformen.

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Software zur Dokumentation von Krankenhilfekosten in Kommunen

Die Krankenhilfe ist ein Teil der Gesundheitshilfe und ist eine Leistung die von den Kommunen für Menschen ohne Krankenversicherung nach bestimmten Voraussetzungen übernommen wird. Die Dokumentation der Kosten und die Archivierung der von den Ärzten erstellten Belege hierzu sind von hoher Bedeutung. Mit dieser Software ist es möglich Personen die Anspruch auf die Leistungen der Krankenhilfe haben zu erfassen und zu verwalten. Auch die Erfassung der Angehörigen und deren Beziehung zu dem Hilfeempfänger sind sehr wichtig und können mit Hilfe des integrierten Beziehungsmanagementsystems zugeordnet werden. Die umfangreiche Statistik erlaubt es Auswertungen nach verschiedenen Kriterien wie zum Beispiel Sozialstation, Zeitraum oder diversen Leistungsformen zu erstellen.

Kostenmonitoring inkl. digitalem Belegarchiv

Die Dokumentation der Krankenhilfekosten in Sozialämtern ist für eine Kommune unabdingbar. Um aussagekräftige Statistiken zu erstellen und Trends zu erkennen, können in der Dokumentationsplattform zur gesetzlichen Krankenhilfe verschiedene Parameter die sich aus den erfassten Daten ergeben in unterschiedlichen Konstellationen zu einem Report zusammengestellt werden wie zum Beispiel nach Sozialstationen, SGB12 uvm. Die einzelnen Kostenbelege sind digitalisiert sowie den jeweiligen Personen und erfassten Kosten zugeordnet. Hierdurch ist es möglich auch für Einzelpersonen eine Gesamtkostenaufstellung zu erstellen und diese inklusive der Belege auszudrucken oder zu versenden. Somit wird auch die Übergabe der Daten an ortsübergreifende Ämter bei einem Wohnortwechsel des Hilfeempfängers deutlich einfacher.

An- und Abmeldemanagement für Krankenkassen

In der Software für die Krankenhilfedokumentation besteht die Möglichkeit An- und Abmeldungen für die gesetzlichen Krankenkassen durchzuführen. Alle notwendigen Formulare können über das enthaltene Formularwesen personenbezogen erstellt und für den Versand vorbereitet werden. Der Status des Übergangs in die Betreuung durch eine Krankenkasse wird dokumentiert, alle dazugehörigen Daten und Belege der Person archiviert.

Angehörigenverwaltung

Die Verwaltung der Angehörigen eines Krankenhilfeempfängers und das dazugehörige Beziehungsmanagement ist gerade bei Großfamilien recht schwierig. In der Dokumentationsplattform für die gesetzliche Krankenhilfe wurde ein spezielles System implementiert um dies vereinfacht aber strukturiert darzustellen.

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Dokumente scannen in einer Reha-Werkstatt kann mehr sein als ein Angebot für Kunden.

Wir bekamen die Gelegenheit unser Projekt „Digitalisierung in der Reha-Werkstatt Oberrad“ bei einer Fachtagung der GDW Mitte (Genossenschaft der Werkstätten) am 14.06.2018 zu präsentieren. Das Projekt ist Ende 2015 produktiv gegangen und bildet mittlerweile einen festen Bestandteil des Angebotes der Reha Werkstatt. Kunden sind unter anderem einmalige Projekte wie das Scannen von Archiven (z.B. Personalakten) aber auch regelmäßige/fortlaufende Aufträge wie Autovermietungen die ihre Bußgeldbescheide welche sie in Briefform erhalten durch die Werkstatt digitalisieren lassen.

Aufgrund der Resonanz möchten wir mit diesem Artikel auch Anderen die Möglichkeit geben mehr über das Projekt zu erfahren bzw. Teilnehmern die Präsentation online zur Verfügung zu stellen.

Die Digitalisierung – in diesem Fall ist mit Digitalisierung das Scannen von Akten, Dokumenten oder Post gemeint, ist für viele soziale Träger / Reha Werkstätten eine interessante Möglichkeit Aufträge zu gewinnen. In Oberrad, eine Werkstatt des Frankfurter Vereins war es zusätzlich die Schaffung von sinnvollen Arbeitsplätzen bzw. Aufgaben für Klienten und Mitarbeiter.

Die ursprüngliche Konzeption war bereits in der Werkstatt vorhanden, somit muss ich gestehen wir haben „lediglich“ die Software für dieses Projekt entwickelt. Es gab bereits eine Lösung welche aber auf einen speziellen Kunden entwickelt war und somit weder andere Kunden (Mehrmandantenfähigkeit) abwickeln noch in der Benutzung skalieren konnte. Die Software selbst ist in diesem Projekt aber nur ein Teil. Viel wichtiger war die Schaffung von Arbeiten bzw. Tätigkeiten im Zusammenhang mit dem Scannen von Dokumenten und Computerarbeitsplätzen.

Entwickelt wurde ein Prozess mit mehreren Teilschritten, wobei jeder dieser Teilschritte eine Tätigkeit für mindestens 1 Klienten bietet – in einigen Schritten können mehrere Personen integriert werden.

Abholung

Sicher können die Dokumente per Kurier, Logistikunternehmen oder vom Kunden selbst geliefert werden. Dies kann aber auch – so wie in diesem Projekt – bereits durch Mitarbeiter der Einrichtung erfolgen. Angeliefert kommen die Dokumente bzw. Akten in Oberrad als nächstes in den Wareneingang.

Wareneingang

Hier wird die Lieferung für den Scannprozess unterteilt in unterschiedliche Dokumententypen wie zum Beispiel Personalakten, Bußgeldbescheide, Tagespost usw. Um eine exakte Dokumentation der erfolgten Arbeitsschritte zu ermöglichen erhält jeder „Stapel“ einen sogenannten Laufzettel mit Barcode. Ein Stapel beschreibt eine Arbeitseinheit wie zum Beispiel einen Ordner oder einen Karton bzw. ein Behälter mit Dokumenten.

Dies ist die erste Computer-Tätigkeit im Verlauf des gesamten Prozesses. Der Laufzettel besteht aus 2 Seiten, dem Beginnblatt sowie dem Abschlußblatt. Er ermöglicht die Qualitätssicherung und Dokumentation des Arbeitsprozesses.

Scanvorbereitung

Die Vorbereitung ist eine Tätigkeit in der alle Dokumente aufbereitet werden um ein reibungsloses scannen zu ermöglichen. Hier werden zum Beispiel Dokumente aus Ordnern ausgeheftet, Tackerklammern entfernt oder Briefe geöffnet und als Stapel chronologisch sortiert. Damit das System zusammengehörige Dokumente erkennt werden sogenannte „PLUS“ Seiten (Trennseiten) eingelegt. Um einen mehrseitigen Brief zu markieren wird je ein PLUS vor der ersten Seite und ein PLUS hinter die letzte Seite des Briefes in den Stapel eingelegt. Auch dies eine wertvolle Tätigkeit für die Mitarbeiter.

Scannen

So aufbereitet werden die Dokumente in den Scanner eingelegt. Aufgrund der Barcode-Informationen auf dem Laufzettel weiß das System automatisch welche Einstellungen (z.B. Schwarz/Weiss, einseitig oder beidseitig usw.) geladen werden müssen. Der Scanvorgang ist, wie alle Bereiche in der Software, bewusst minimalistisch gehalten. Der Nutzer soll nur die notwendigsten Informationen auf dem Bildschirm sehen. Im Fall scannen sind dies die Funktionen „Start“, „Stop“ sowie die Vorschau auf die gescannten Dokumente.

Eine zusätzliche Qualitätssicherung ist beim Scanvorgang das notwendige Einlegen des Deckblattes um zu verhindern das versehentlich Dokumente unterschiedlicher Art eingescannt werden.

Im Anschluss teilt sich der Prozess in zwei Richtungen welche parallel ablaufen können.

Nachbearbeitung

Hier werden alle zuvor ausgehefteten Dokumente wieder in ihre ursprüngliche Form inkl. Reihenfolge gebracht. Blätter werden wieder zurück in den Ordner geheftet und eventuell zusammengehörige Seiten wieder verbunden (getackert).

Leerseitenerkennung

Scannen von Dokumenten kann als Angebot unterschiedlich berechnet werden. In der Regel werden Dokumente beidseitig gescannt. Um zum einen die elektronischen Kopien in der Größe zu begrenzen sowie nur inhaltliche Seiten dem Kunden zu berechnen. Daher werden oft leere Seiten besonders behandelt. Sicher können moderne Scann-Verfahren erkennen ob auf einer Seite Text oder Inhalt vorhanden ist. In der Praxis sind diese Verfahren aber Fehleranfällig. Der Mensch hat hier seine Stärken und diese macht man sich zu Nutze.

Die Software zeigt den Mitarbeitern in der Leerseitenerkennung die gescannten Bilder welche diese klassifizieren als entweder Text- oder Leerseite. Das oben gezeigte Bild zeigt diesen Arbeitsschritt. Wie man am Bild erkennen kann sind hier an der rechten oberen Seite des Bildes sogenannte Farbmarkierungen. Eine automatische Erkennung würde dieses Dokument als Inhaltsseite markieren da es ja irgendeinen Inhalt gibt. Der Mensch hingegen erkennt die Leerseite.

Damit in der Routine so wenig wie möglich Fehler entstehen hat die Software ein 4-Augen-Prinzip. Es müssen also zwei Personen unabhängig voneinander die Bilder gleich klassifizieren. Die Mitarbeiter haben keinen Einfluss auf die Reihenfolge in welcher die Bilder am Monitor angezeigt werden.

Indexierung

Abhängig von Auftrag werden Inhalte der gescannten Bilder erfasst. Auch dies wieder eine Computertätigkeit für die Mitarbeiter. Abhängig vom Auftrag und der Belegart erhalten die Nutzer unterschiedliche Felder zum Ausfüllen angezeigt. So werden bei z.B. Rechnungen das Datum, die Belegnummer und der Betrag als Pflichtfelder erfasst. Bei Personalakten sind es vielleicht die Personalnummer, das Geburtsdatum und der Vor- bzw. Familienname. Alle Informationen (welche Felder angezeigt werden) erhält die Software durch die Laufzettel während des Scannvorgangs. Wie auch bei der Leerseitenerkennung werden die Dokumente im 4-Augen-Prinzip verarbeitet. Die Betreuer (Teamleitung) erhalten bei unterschiedlichen Angaben einen Konflikthinweis welchen Sie dann entweder selbst entscheiden, das Dokument nochmals zur Bearbeitung geben oder erneut einscannen (z.B. bei mangelnder Bildqualität).

Je nach Kundenauftrag erfolgt nun der Export der Dokumente als PDF, TIFF oder in anderen Formaten. Zusammen mit einer Indexdatei (z.B. in Microsoft Excel) ist der Auftrag nun abgeschlossen und kann, zusammen mit den originalen Unterlagen an den Kunden zurück ausgeliefert werden.

Anmerkungen und Alternativen

Die hier vorgestellte Lösung ist sicher nicht für jede Werkstatt und jedes Projekt ideal. Ein einmaliger Auftrag von wenigen Seiten Papier kann auch mit einem handelsüblichen Scanner erledigt werden. Auch ist die hier vorgestellte Methodik bewusst nicht bis ins letzte automatisiert. Dies war nicht das Anliegen des Frankfurter Vereins. Der Anspruch an das Projekt war die Schaffung von wertvollen Arbeitsschritten integriert in eine Digitalisierung.

Abschließend noch ein Wort zur Ausstattung der Werkstatt: In Oberrad werden derzeit etwas mehr als Tausend Dokumente täglich über einen Scanner digitalisiert. Es stehen ca. 20 Computerarbeitsplätze für die Verarbeitung (Leerseitenerkennung / Indexierung) bereit. Da die Software komplett im Browser benutzt wird konnten auch ältere PC weiter verwendet werden.

Als Scanner sind bisher zwei Canon DR 9080C im Einsatz. Diese Geräte könnten theoretisch bis zu 40.000 Seiten täglich verarbeiten.

Bei Fragen, Anregungen oder Interesse an einem Besuch direkt in der Werkstatt bitte einfach mit uns in Kontakt treten (info@salesdoc.de).

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