Die Digitalisierungssoftware

DIGITALISIEREN VON PAPIERDOKUMENTEN FÜR MENSCHEN MIT BEHINDERUNG
Digitalisierungslösung zum Einsatz in sozialen Einrichtungen

Mit dieser Software können soziale Einrichtungen Computerarbeitsplätze für Menschen mit und ohne Behinderung schaffen. Die Bedienung ist auf die einfachsten Schritte reduziert und es wurde bewusst auf überladene Oberflächen in der Software verzichtet. Teilweise manuell und teilweise automatisiert ist dieses Tool angepasst an die Bedürfnisse und das Arbeitsumfeld in sozialen Einrichtungen für Menschen mit gewissen Einschränkungen. Mittels einem Barcodesystem wird ein Auftrag von der Abholung der Dokumente beim Kunden bis hin zur Auslieferung der digitalisierten Dokumente geführt und zugeordnet. Das Vier-Augen-Prinzip beim Indexieren der Dokumente bietet eine hohe Genauigkeit und reduziert die Fehlerquote. Das Digitalisieren von Personalakten, Archiven und Eingangspost sind nur einige Beispiele die hiermit ausgeführt werden können und somit das Portfolio einer sozialen Einrichtung erweitern können.

Vier – Augen – Prinzip

Durch das Vier-Augen-Prinzip in der Software kann die Fehlerquote bei der Indexierung der digitalisierten Dokumente drastisch gesenkt werden. Dies ist ein besonderes Qualitätsmerkmal und spricht für die manuelle Digitalisierung gegenüber der vollautomatisierten Digitalisierung. Im Vier-Augen-Prinzip werden eingescannte Dokumente willkürlich über einen Bildbetrachter auf dem Bildschirm des PC angezeigt und manuell von zwei verschiedenen Mitarbeitern zu verschiedenen Zeitpunkten indexiert. Hierbei sind vordefinierte Pflichtfelder mit den dargestellten Daten aus dem Bild auszufüllen. Ein Dokument gilt erst als indexiert wenn beide Mitarbeitereingaben 100%ig übereinstimmen. Treten Unstimmigkeiten auf wird automatischein Konflikt erstellt, der dem teamleiter zur Prüfung angezeigt wird. Nur er kann den Konflikt lösen in dem er ihn nach seiner Prüfung nochmals zur Indexierung freigibt. Durch dieses System erkennt auch der Teamleiter auf Grund der Anzahl der Konflikte welche Mitarbeiter noch Schulungsbedarf haben und kann gezielt darauf reagieren. Jeder Mitarbeiter verfügt über einen eigenen Benutzeraccount. Jeder Arbeitsschritt wird in der Software mit einem Zeit- und Benutzerstempel versehen.

Reduzierte Oberflächengestaltung

Die Software wurde gemeinsam mit den Werkstätten des Frankfurter Vereins für soziale Heimstätten e.V. entwickelt und bietet für psychisch kranke Menschen die Möglichkeit für einen Computerarbeitsplatz in einer sozialen Einrichtung. Es wurde auf einfache Arbeitsschritte sowie auf eine klar strukturierte Oberflächengestaltung und einfache Bedienbarkeit geachtet. Nur relevante Eingabefelder sind klick- und ausfüllbar. Die Bedienung ist mit Maus aber auch nur über die Tatstatur mit Hilfe der Tab-Taste möglich. Auf bunte Button und zahlreiche Baumstrukturen wurde bewusst verzichtet.

Prozessoptimiert für soziale Werkstätten

Der Digitalsierungsprozess eines Dokumentes wurde in einfache manuelle Arbeitsschritte untergliedert. Hilfsmittel wie ausgedruckte Plusseiten zur Dokumententrennung, auftragsbezogene Deck- und Abschlussblätter und auch die Barcodebasierende Prozess-/ Auftragsdoku vereinfachen die Nutzung der Software und ermöglicht den Mitarbeitern ein selbstständiges Arbeiten. Teamleiter überwachen die Prozesse durch ein erweitertes Benutzerrechtesystem innerhalb der Software und haben die Möglichkeit bei einzelnen Schritten einzugreifen.