Digitalisierungslösung zum Einsatz in sozialen Einrichtungendigitizing software für disability workshops

Digitalisieren von Papierdokumenten für Menschen mit Behinderung transform paper into digital documents and provide people a place to work

Die Digitalisierungssoftwaredigitizing solution for workshops

Working with disabled people often requires special tools and conditions. Our digitizing software is specially designed for this. It focuses on simple manual steps using a simplified user interface. We split the complete process from picking up at the customer site to delivery back as digital documents. Every part of it is designed to be repeatable and simple. The software can run in-house or as software as a service.

We provide the soft and hardware, installation and configuration, support and training. We can integrate existing hardware as well as work with your IT infrastructure.
Mit dieser Software können soziale Einrichtungen Computerarbeitsplätze für Menschen mit und ohne Behinderung schaffen. Die Bedienung ist auf die einfachsten Schritte reduziert und es wurde bewusst auf überladene Oberflächen in der Software verzichtet. Teilweise manuell und teilweise automatisiert ist dieses Tool angepasst an die Bedürfnisse und das Arbeitsumfeld in sozialen Einrichtungen für Menschen mit gewissen Einschränkungen. Mittels einem Barcodesystem wird ein Auftrag von der Abholung der Dokumente beim Kunden bis hin zur Auslieferung der digitalisierten Dokumente geführt und zugeordnet. Das Vier-Augen-Prinzip beim Indexieren der Dokumente bietet eine hohe Genauigkeit und reduziert die Fehlerquote. Das Digitalisieren von Personalakten, Archiven und Eingangspost sind nur einige Beispiele die hiermit ausgeführt werden können und somit das Portfolio einer sozialen Einrichtung erweitern können.

Vier - Augen - Prinzipfour eyes security

Digitizing today could be done completely automatically. But giving people with disabilities a place to work requires special thinking and design. A result is a software that delivers way better results in terms of index quality.
After pickup, the documents will be manually prepared for scanning. All scanned documents will then be shown to different people at their computer workplaces. They check the image quality and decide whether the document has to be indexed or detect an empty page (e.g. rear side). The documents are always seen by two people independent and randomly. They type in the to be indexed information and only if both results are equal the document will be released as indexed.
With this technique, the workshop can offer a higher index quality than most competitors.
Durch das Vier-Augen-Prinzip in der Software kann die Fehlerquote bei der Indexierung der digitalisierten Dokumente drastisch gesenkt werden. Dies ist ein besonderes Qualitätsmerkmal und spricht für die manuelle Digitalisierung gegenüber der vollautomatisierten Digitalisierung. Im Vier-Augen-Prinzip werden eingescannte Dokumente willkürlich über einen Bildbetrachter auf dem Bildschirm des PC angezeigt und manuell von zwei verschiedenen Mitarbeitern zu verschiedenen Zeitpunkten indexiert. Hierbei sind vordefinierte Pflichtfelder mit den dargestellten Daten aus dem Bild auszufüllen. Ein Dokument gilt erst als indexiert wenn beide Mitarbeitereingaben 100%ig übereinstimmen. Treten Unstimmigkeiten auf wird automatischein Konflikt erstellt, der dem teamleiter zur Prüfung angezeigt wird. Nur er kann den Konflikt lösen in dem er ihn nach seiner Prüfung nochmals zur Indexierung freigibt. Durch dieses System erkennt auch der Teamleiter auf Grund der Anzahl der Konflikte welche Mitarbeiter noch Schulungsbedarf haben und kann gezielt darauf reagieren. Jeder Mitarbeiter verfügt über einen eigenen Benutzeraccount. Jeder Arbeitsschritt wird in der Software mit einem Zeit- und Benutzerstempel versehen.

Reduzierte Oberflächengestaltungsimplified user interface

The software was developed together with the disability workshops from the Frankfurter Verein e.V. Germany. All efforts were concentrated on limiting the user interface to the minimum to offer people a chance to work in a modern workplace using computers.
In every step, the user interface is limited to current work and stripped out unwanted menus and options. So there a no fancy buttons and visual effects - on purpose.
Die Software wurde gemeinsam mit den Werkstätten des Frankfurter Vereins für soziale Heimstätten e.V. entwickelt und bietet für psychisch kranke Menschen die Möglichkeit für einen Computerarbeitsplatz in einer sozialen Einrichtung. Es wurde auf einfache Arbeitsschritte sowie auf eine klar strukturierte Oberflächengestaltung und einfache Bedienbarkeit geachtet. Nur relevante Eingabefelder sind klick- und ausfüllbar. Die Bedienung ist mit Maus aber auch nur über die Tatstatur mit Hilfe der Tab-Taste möglich. Auf bunte Button und zahlreiche Baumstrukturen wurde bewusst verzichtet.

Prozessoptimiert für soziale Werkstättenporcess optimized for workshops

Digitalization separated into simple steps needs more than just software. We conceptually designed all steps so that they fit into a workshop. Documents to be scanned will be split apart and separated using special pages. Every package begins with a barcode-based letter and ends with one. So that the software detects the special scan settings without a user interaction.
Based on barcode technique we split documents, begin and end work packages and auto detects index information.
Der Digitalsierungsprozess eines Dokumentes wurde in einfache manuelle Arbeitsschritte untergliedert. Hilfsmittel wie ausgedruckte Plusseiten zur Dokumententrennung, auftragsbezogene Deck- und Abschlussblätter und auch die Barcodebasierende Prozess-/ Auftragsdoku vereinfachen die Nutzung der Software und ermöglicht den Mitarbeitern ein selbstständiges Arbeiten. Teamleiter überwachen die Prozesse durch ein erweitertes Benutzerrechtesystem innerhalb der Software und haben die Möglichkeit bei einzelnen Schritten einzugreifen.